🗒️ 会议记录制作

决定事项比讨论过程重要。请写上负责人和期限。

会议结果报告书

会议概要

会议名称		日期（会议日）
时间		地点
主持人		记录人

参会人员

部门·职务	姓名	签名

议题

■ 议题 1. 2. 3.

讨论内容

■ 讨论内容

决议事项

决议事项	负责人	完成期限	备注

下次会议

下次会议日期（预定）		时间
地点		拟提交议题

附件·分发对象

■ 附件 ■ 分发对象

制作日期·签名

制作日期（今日或之前）	记录人（签名）	主持人确认（签名）

日期: (签名)	日期: (签名)	日期: (签名)

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文件标题会议结果报告书 · 12/12
会议概要会议概要（详细） · 12/12
参会人员参会人员名单（表格） · 12/12
议题议题（列表） · 12/12
讨论内容讨论内容（详细） · 12/12
决议事项决议事项（负责人·完成期限） · 12/12
下次会议下次会议（日程确定） · 12/12
附件·分发对象附件 + 分发对象 · 12/12
制作日期·签名制作日期 + 记录人 + 主持人确认 · 12/12
标志公司标志 · 3/12

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⚠️ 一般会议记录不是法定表格。但《商法》第391条之三要求董事会议事录记载议题、经过要领、结果与反对理由，并由出席董事、监事记名盖章或签名。

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此工具的用途

会议记录是把决定了什么留存下来，防止同一议题在下次会议上重新提起的文件。一般公司内部会议记录既无法定格式，也无法定必载事项。因此大多数会议记录只是把讨论内容写得很长，决定事项却空着，结果谁都不会再翻看。但有一个例外。股份公司董事会议事录，《商法》第391条之3第2项规定须记载议事的议案、经过要领、其结果、反对者及其反对理由，并由出席的董事及监事签名盖章或签名。本工具让议案与决定事项一一对应排列，每项决定都附上负责人与预计完成日期，若是董事会则引导使用表决·反对意见的结构。

适合这些人使用

需要把定期会议上决定的事项连同负责人、期限一起留存时
需要按《商法》规定的记载事项撰写股份公司董事会议事录时
只留下决定却没写理由，几个月后重复同样争论时
会议开了很多但执行不了，想在文件里嵌入落实核查机制时
需要把会议结果整理成一页用于审批·汇报时

使用方法

1在会议概要中写明会议名称、日期时间、地点。因为是已经召开的会议，会议日应为今天或过去。
2把与会者一个不漏地写清楚。谁在场决定了决定事项的效力范围。
3把议案与决定事项一一配对写出。决定事项按行分开写，附上负责人与预计完成日期。预计完成日期正常应晚于会议日。
4若是董事会，请把决定事项改为含表决·反对意见的版块，并以出席董事·监事签名收尾。

为何唯独董事会议事录不同

一般会议记录没有法定记载事项，写入什么由组织自行决定。而股份公司董事会议事录，《商法》第391条之3第2项规定须记载①议事的议案②经过要领③其结果④反对者及其反对理由，并由出席的董事及监事签名盖章或签名。同条第3项·第4项承认股东对议事录的查阅·誊写请求权。也就是说，董事会议事录从一开始就是以会被外部查阅为前提撰写的文件。即使不是董事会，照搬这套结构也能留下谁因何反对的记录，日后责任范围会更清晰。

作成范例

周例团队会议

三个议案配三行决定事项，每行附上负责人与预计完成日期。把下次会议的第一个议案设为上次决定事项的核查，落实确认就会自动被纳入。

董事会议事录

按议案写明经过要领与表决结果，把反对的董事及其反对理由连同姓名一并留存。须有出席董事·监事签名盖章或签名，才符合《商法》规定的形式。

用于审批·汇报的会议记录

把决定事项放在前面，讨论经过附在后面。审批人在第一屏就能看到结论，驳回与反复问询会减少。

常见问题

会议记录有法律规定的形式吗？

一般公司内部会议记录既无法定格式也无必载事项。但股份公司董事会议事录，《商法》第391条之3第2项规定了记载事项与签名方式。

讨论内容要全部记下来吗？

没有必要。但若只留决定，几个月后谁也答不上来“为什么这么定”。只简短留下包含反对依据的核心论据，最能减少重新讨论的成本。

会议日与撰写日不同时，写哪一个？

两个都写。会议日是会议召开当天，撰写日是实际记录当天。两个日期都应是今天或过去，写未来日期会降低文件本身的可信度。

决定事项一定要附负责人吗？

不附就不会被执行。有负责人与预计完成日期，才能成为下次会议的核查项。预计完成日期正常应晚于会议日。

反对意见一定要写吗？

是全票通过还是多数表决、谁因何反对，都要留存，日后责任范围才会清晰。尤其董事会议事录，《商法》规定须记载反对者及其反对理由。

会议记录要保存多久？

一般公司内部会议记录的法定保存期限，本工具未能确认。请依公司文件管理规定或该会议体的依据规定执行。

注意事项

•没有决定事项的会议记录，谁都不会再看。决定一行比讨论摘要更优先。
•股份公司董事会议事录须记载议案·经过要领·结果及反对者与其反对理由，并由出席董事·监事签名盖章或签名（《商法》第391条之3第2项）。
•会议日与撰写日请勿填未来日期。反之，决定事项的预计完成日期正常应晚于会议日。
•劳资协议会、产业安全保健委员会等法定会议体的议事录要件，本工具未涉及。请另行确认相关依据规定。